Flödesbokning

Flödesbokning är en funktion framtagen främst för bokning utav olika typer av behandlingar så som till exempel massage, kostrådgivning, sjukgymnastik m.m

Alla bokningstyper som kräver ett lite mer avancerat bokningsupplägg kan med fördel bokas via ett bokningsflöde. Läs nedan exempel för att förstå hur det kan användas

Exempel 1

Er anläggning erbjuder olika typer av massage som utförs utav olika instruktörer. När en kund bokar så ska de val som görs spegla nästkommande alternativ. Bokningsflödet kan till exempel se ut så här: 

Kunden väljer vilken typ av massage de önskar boka. Sedan får de välja bland de ansvariga som utför den typen av massage (eller alla tillgängliga), i nästa steg väljer kunden vilken tid de vill boka. Se bild nedan för ett exempel på hur ett flöde kan se ut.

Skapa ett flöde

Skapa ett bokningsflöde genom att först gå till Inställningar > Bokning > Flöden

Skapa en ny genom att klicka på plustecknet i övre högra hörnet. 

Namn
Ange namn för flödet. Det kommer att visas överst på sidan på bokningsflödet

Beskrivning
Ange beskrivning för bokningsflödet i fritext (valfritt)

Knapptext
Ange text för knapp som används för att komma till bokningsflödet

Sortering
Ange i vilken ordning flödet ska ligga ifall det finns flera

Filtrera på ansvarig
Styr hur flödet ska se ut och ifall kunden ska kunna filtrera mellan olika ansvariga

Filtrera på plats
Styr hur flödet ska se ut och ifall kunden ska kunna filtrera mellan olika platser

Visa ansvarig
Visar vem som är ansvarig för bokningen

Visa plats
Visar bokningens plats

Visa övertyp (endast om undertyp)

Kryssas i om övertypens namn ska synas i flödet istället för dess undertyper.

Valbara undertyper

Ange vilka olika aktiviteter som ska kunna bokas via flödet.
OBS! Dessa typer måste först skapas som individuella bokningstyper för att de ska vara valbara här. Läs här om hur en ny bokningstyp skapas.

Valbara platser

Ange om samtliga bokningstyper från en plats i schemat ska synas i flödet

Tryck sedan på Skapa

Skapa bokningstyp

Gå till Inställningar > Bokning > Typer

Skapa den flytande bokningstyp som ska kunna bokas. 

Läs här för instruktioner kring hur en flytande bokningstyp skapas.

Varje aktivitet som ska vara valbar behöver också skapas och ligga som valbara undertyper på det pass som läggs till i flödet. 

Lägg sedan till den flytande bokningstypen i flödet under Valbara typer så kommer samtliga undertyper vara valbara på de tider som finns upplagt i schemat (läs delen Lägg till bokningstyp i schemat för att se hur aktiviteten ska läggas till i schemat)

Tilldela ansvariga

Då endast vissa personer ska kunna hålla i en aktivitet i flödet behöver detta ställas in på bokningstypen. 

Gå till Inställningar > Bokning > Typer

Skrolla ner till inställningsrutan "Instruktörer som kan hålla i detta". Här finns två alternativ

Alternativ 1
Kryssa i "Alla instruktörer kan hålla i denna typ" om samtliga personer med rollen "Personal" ska kunna vara valbara som ansvariga för denna bokningstypen.

Alternativ 2
Ska bara en eller några särskilt utvalda personer vara ansvariga för denna bokningstyp?

Ange då de personerna i rutan "Instruktörer"

I exemplet nedan kommer endast Marcus Marcusson och Jenny Jennysson vara ansvariga för bokningstypen. 

Lägg till bokningstyp i schemat

För att skapa flödet behöver den flytande bokningstypen som ska finnas valbar läggas upp i schemat. 

OBS! Den behöver läggas upp en gång för varje ansvarig mellan de tider som ska vara bokningsbara. 

För att denna aktivitet inte ska synas i schemat för kunder utan bara i själva flödet finns två alternativ.

Alternativ 1
Kryssa i rutan "Använd bara denna typen för bokningsflöden" i inställningarna för bokningstypen

Alternativ 2

Skapa en gömd plats och lägg bokningstyperna i den platsen så den endast syns i flödet och inte i vanliga schemat

Gå till Inställningar > Bokning > Platser

Lägg till en ny genom att trycka på plustecknet i övre högra hörnet

Gör alla övriga inställningar och kryssa i rutan Gömd för kunder

För att lägga upp aktiviteten i schemat gå till Schema > Veckoschema 
Klicka på den dag då aktiviteten ska läggas upp 

Välj typen som skapades för flödet. Välj tid mellan de klockslag aktiviteten ska vara bokningsbar för kunder, till exempel mellan 08.00-18.00 som på bilden nedan.

OBS! Detta ska göras en gång per ansvarig/instruktör

På bilden nedan visas hur det ska se ut om två instruktörer är ansvariga på olika tider och ska finnas bokningsbara i flödet.

Ej bokningsbar under raster

Om en ansvarig inte ska vara bokningsbar under tiden de har lunch eller rast t.ex. mellan 12.00-13.00 finns det en inställning för det.

- Gå till bokningstypen som används i flödet och kryssa i rutan "Block times where responsible user has other activities"

- Skapa sedan ytterligare en passtyp till exempel "Rast" eller "Obokningsbar tid". 

- Lägg upp aktiviteten i schemat med rätt ansvarig och mellan rätt tidpunkter.

- Då kommer de tider som aktiviteten "rast/obokningsbar tid" ligger i schemat inte vara bokningsbara i flödet.

Exempel 2

I exemplet nedan visas steg för steg hur ett typ av flöde skapas. 

Bokningsflödet ska gälla massage och det erbjuda olika typer med olika ansvariga som kan utföra massagen.

1. Skapa en egen bokningstyp för varje typ av massage som ska vara bokningsbar i flödet. 
I detta exemplet finns det tre stycken: Svensk massage, Klassisk massage och Idrottsmassage. 

Nedan listas de inställningar som behöver göras för de tre massagetyperna. Övriga inställningar som inte listas här behövs inte ställas in på dessa bokningstyper. 

Ställ in

• Namn
• Längd i minuter
• Antal platser
• Antal reservplatser
• Låt rutan "Synlig och bokningsbar av kunder" vara ikryssad
• Kryssa i rutan "Icke-medlemmar (t.ex. prova på") OM personer som aldrig har tränat hos dig tidigare ska kunna boka denna aktivitet. 
• Kryssa i rutan "Tillåt icke-medlemmar att boka sig flera gånger på denna typ" OM rutan i föregående punkt markerades och passet kan bokas av icke-medlemmar
• Kostnad (om det ska kosta något att boka denna massage för antingen icke-medlemmar, medlemmar eller någon utav dem) 
• Instruktörer som kan hålla i detta (antingen alla instruktörer eller bocka ur den rutan för att få fram ett val för enstaka instruktörer)

Skapa sedan bokningstypen och följ dessa steg för varje bokningstyp som ska vara bokningsbar i flödet. 

2. Skapa ytterligare en bokningstyp. Denna bokningstypen kallas endast Massage och är en flytande bokningstid.   

Ställ in

• Namn
• Kryssa i rutan "Använd bara denna typen för bokningsflöden"
• Låt rutan "Synlig och bokningsbar av kunder" vara ikryssad
• Kryssa i rutan "Icke-medlemmar (t.ex. prova på)
• Kryssa i rutan "Tillåt icke-medlemmar att boka sig flera gånger på denna typ" OM rutan i föregående punkt markerades och passet kan bokas av icke-medlemmar
• Aktivera flytande bokningstider
• Välj starttider
• Ange de tre tidigare bokningstyperna i rutan för "Valbara undertyper"
• Bocka i rutan "Blockera tider som ansvarig person har andra andra aktiviteter"
• Se bild nedan för inställningar av flytande bokningstid för "Massage"

3. Skapa bokningsflödet 

• Gå till Inställningar > Bokning > Flöden
• Tryck på plustecknet i övre högra hörnet för att skapa ett nytt flöde
• Ange samtliga inställningar ( Skrolla upp till delen "Skapa ett flöde" för att se vad alla inställningar betyder). Det viktigaste är att bokningstypen "Massage" anges under "Valbara typer", se nedan för exempel

 Skapa sedan flödet

4. Lägg upp tillgängliga tider för samtliga ansvariga i schemat

• Gå till Schema
• Lägg upp bokningstypen "Massage" på alla de tider som ska vara bokningsbara i flödet. 
• Gör detta en gång för varje instruktör som ska ha valbara tider i schemat
• I detta exempel är två personer valbara för massage. Då ska schemat se ut som nedan

5. Granska bokningsflödet så att allt ser rätt ut och publicera det på hemsidan

För att se hur flödet ser ut och även publicera det på hemsidan används länken för flödet.

• Gå till Inställningar > Bokning > Flöde 
• Redigera det flöde som ska granskas eller publiceras
• Kopiera hela länken i webbläsarens adressfönster

• Ändra i länken och byt ut ordet "edit" till "book"
• Klistra in länken i en ny flik för att se flödet