Fakturering

Wondr stödjer två typer av fakturering. Antingen användes Wondrs egna fakturamodul eller så används integreringen via Fortnox eller Power Office (Norge). Wondrs egna fakturamodul ingår i samtliga licenser med betalmedel medan Fortnox och Power Office kostar 100 kr för integrationen + eventuella månadskostnad från dem. Denna artikel kommer beskriva hur det går att arbeta med fakturor via Wondr. För att lägga till en kund som fakturamottagare (både för företag och privatperson) läs artikeln ’Skapa en fakturamottagare’ 

Fakturering via Fortnox

Om ni använder er av Fortnox faktureringstjänst kan vi koppla samman den med er Wondr. Ifall ni är intresserade av detta kontakta supporten

1. Ange kund som fakturamottagare i Wondr och gör faktura till det förvalda betalsättet

2. Wondr skapar upp betalningar för det aktuella medlemskapet automatiskt på den angivna betaldagen. När detta sker skickas all betalinformation över till Fortnox och där skapas fakturan

3. Ni skickar själva ut fakturan från Fortnox

4. När kund betalar Fortnox-fakturan kommer den även att registreras som betald i Wondr, ni behöver ej göra någonting själva i detta steg.

Kreditering av faktura ska alltid ske i Wondr!

Om kreditering av faktura ska ske samma dag som urpsrungsfakturan skapats behöver man gå in på ordern som ska krediteras och klicka på Uppdatera status och säkerställa att det finns ett fakturanummer skapat, samt att den är bokförd i Fortnox.

Makulera faktura

OBS! Ska en faktura makuleras måste den först makuleras i Fortnox och därefter kommer den att hamna under Misslyckade betalningar i Wondr och ni kan hantera den mot annat betalsätt alternativt kreditera den och då skapas ingen kreditfaktura upp i Fortnox.

Fakturering via Power Office

Om ni använder er av Power Office faktureringstjänst kan vi koppla samman den med er Wondr. Ifall ni är intresserade av detta kontakta supporten

1. Ange kund som fakturamottagare i Wondr och gör faktura till det förvalda betalsättet

2. Wondr skapar upp betalningar för det aktuella medlemskapet automatiskt på den angivna betaldagen. När detta sker skickas all betalinformation över till Power Office och där skapas fakturan

3. Ni skickar själva ut fakturan från Power Office

4. När kund betalar fakturan kommer den även att registreras som betald i Wondr, ni behöver ej göra någonting själva i detta steg.

När en order från Wondr kommit till Power Office är det VIKTIGT att aldrig använda funktionen under Utkast som heter Slå sammen!

Kreditering av faktura ska alltid ske i Wondr!

Om kreditering av faktura ska ske samma dag som urpsrungsfakturan skapats behöver man gå in på ordern som ska krediteras och klicka på Uppdatera status och säkerställa att det finns ett fakturanummer skapat, samt att den är bokförd i Fortnox.

Makulera faktura

OBS! Ska en faktura makuleras måste den först makuleras i Power Office och därefter kommer den att hamna under Misslyckade betalningar i Wondr och ni kan hantera den mot annat betalsätt alternativt kreditera den och då skapas ingen kreditfaktura upp i Power Office.

Fakturering via Wondrs egna fakturamodul

Om ni ej använder Fortnox fakturering kan ni använda er utav Wondrs egna fakturamodul. Den ingår i det flesta licenspaket och kostar inget extra att aktivera. Den kräver dock en del manuell handpåläggning.

Nedan följer en beskrivning kring hur ni arbetar med fakturor via Wondrs fakturamodul

1. Ange kund som fakturamottagare i Wondr och gör faktura till det förvalda betalsättet

2. Wondr skapar upp betalningar för det aktuella medlemskapet automatiskt på den angivna betaldagen. När detta sker skapas det upp en faktura som ni behöver hantera i adminmenyn under fliken "Fakturor"

3. När det finns fakturor som behöver hanteras kommer det anges med en siffra i adminmenyn i fliken "Fakturor". Det kommer då se ut som på bilden nedan

4. Gå till fliken "Fakturor". Ni kommer då se samtliga fakturor med olika status. Det kommer se ut som nedan

De olika färgerna talat om vilken status varje faktura har för tillfället

Grön
Fakturan är betalad

Gul
Fakturan väntar på att hanteras och behöver alltså skickas

Röd
Fakturan är bokförd men inte betalad och förfallen

Blå
Fakturan är makulerad

Grå
Fakturan är skickad och inväntar betalning

5. Klicka på ögonikonen till höger för att hantera en enstaka faktura.
Eller filtrera fram samtliga fakturor med en viss status för att masshantera. Det görs högt upp i rullisten "Alla fakturor".
Markera samtliga fakturor som ska hanteras.

6. Det finns ett antal olika val för hur fakturan ska hanteras. Välj handling i rullisten "Välj handling"

7. Här följer en förklaring för de olika alternativen

Öppna
Tryck här ifall ni vill förhandsgranska fakturan. Ska den skickas med posten så kan ni trycka här för att skriva ut den

Skicka
Mejla fakturan till kund utan att bokföra den.

Skicka och bokför
Detta är det rekommenderade alternativet som ni bör trycka på om fakturan ska hanteras som ett undantag. Klickar ni här skickas den iväg till kund via mejl och bokförs.

Bokför endast
Bokför endast fakturan utan att skicka ut den till kund

Byt datum
Ange nytt fakturadatum eller nytt förfallodatum

Makulera faktura
Detta alternativ makulerar fakturan och den kan då ej återskapas

8. När fakturorna hanterats kommer de att ändra status. Väljer ni alternativet "Skicka och bokför" kommer följande alternativ finnas tillgängligt nästa gång fakturan hanteras

Öppna
Tryck här ifall ni vill förhandsgranska fakturan. Ska den skickas med posten så kan ni trycka här för att skriva ut den

Skicka

Skicka ut fakturan via mejl till kund igen om det av någon anledning ej fått den

Registrera betalning
När en kund har betalt sin faktura måste ni gå in och markera fakturan som betald. Detta är ingenting som sker automatiskt. När ni ser att pengarna inkommit till ert bankkonto då går ni in i fakturan och väljer detta alternativ för att markera fakturan som betalad.
När ni klickar på denna knapp får ni sedan välja vilken betalningsmetod fakturan betalades med och vilket datum den betalades

Skicka påminnelse (E-post)
Skicka ut en påminnelse via mejl till kunden

Skicka påminnelse (PDF/Skriv ut)
Skriv ut en påminnelsefaktura som PDF och skicka med post till kunden

Historik
Det går alltid att se tidigare handlingar för fakturan via "Handlingar" som ni ser längst till höger. Det ser ut som på bilden nedan