CRM

I denna artikel följer en beskrivning kring hur CRM fungerar och hur ni kan använda det för att underlätta er säljprocess och den dagliga driften av er verksamhet.

Grundinställningar

För att kunna börja arbeta i CRM finns det ett par inställningar som behöver göras. 
Gå därför först till Inställningar > CRM

Först behöver grundinställningarna för CRM ställas in vilket görs i denna ruta:

Ansvarig användares roll
Här väljs det vilken roll som ska gå att välja som ansvarig i CRM. Om rollen Personal väljs så kommer alla personer som har rollen Personal gå att välja som ansvarig i CRM. Välj Administratör om instruktörer och receptionspersonal inte ska ha tillgång till CRM.

Koppla kunder med CRM
Kryssa i denna ruta ifall alla kunder automatsikt ska kopplas med CRM (för att kunder ska kunna kopplas med CRM krävs en mejladress)

Roll att synkronisera till CRM
Välj rollen Kund

Lägg till prova på/icke medlemmar till CRM när de bokas
Kryssa i denna ruta ifall icke-medlemmar som bokar ett "prova på pass" ska läggas till i CRM som Prospekt, därifrån är det sedan enkelt göra dem till medlemmar

*Notera att taggar och historik först måste skapas innan de kan väljas i inställningar vilket beskrivs i nästa steg 

Tagga med
Exempelvis Prova på (med denna taggen kan ni enkelt filtrera fram alla prova på kunder)

Historik-händelse att använda för bokningsdata
Här väljs vilken historik som ska stå när en "icke-medlem läggs till i CRM, ett exempel på historik-händelse kan vara Aktivitet. På så sätt anges alltid vilket pass "prova på kunden" har varit på

För att kunna lägga till taggar i CRM behöver ni först skapa Taggar, vilket görs via denna ikon under Inställningar > CRM > Taggar

Tryck på plusikonen i högra hörnet för att skapa en ny tagg som till exempel kan vara: olika träningstyper så som PT eller Yoga, ni bestämmer helt själva vilka taggar ni ska ha i ert CRM. Ni väljer även om taggen ska gälla för Företag eller Person (privatkund) 

Skapa sedan olika Att göra. Exempel på sådana kan vara: besök kund, ring kund, städa träningssal, ta bort kundprofil. Skulle något nytt dyka upp går det alltid att lägga till fler Att göra

Lägg till nya genom att trycka på plusikonen i högra hörnet 

Sista steget är att skapa olika val för Historik. Här kan olika alternativ till exempel vara: aktivitet, provat på pass, ringt kund, klart, inget svar, etc.

Lägg till nya genom att trycka på plusikonen i högra hörnet 

Arbeta i CRM

Nu är alla inställningar gjorda och ni kan börja arbeta i CRM. CRM nås via menyn, genom att klicka på CRM. Då finns det tre undermenyer, Att göra, Företag och Personer. Via undermenyn Att göra skapas aktiviteter som behöver utföras. När en ny aktivitet läggs till dyker följande fönster upp:

Typ
Är det någonting du själv ska utföra välj typen Privat, är det något som ska utföras i anslutning till kund väljer ni antingen Företag eller Person

Välj person
Denna ruta dyker upp om ni väljer Företag eller Person då någon i ert kundregister kan kopplas till aktiviteten (väljer ni Privat gäller aktiviteten bara er själva)

Tilldela
Ska denna aktivitet tilldelas någon annan av personalen? Välj då denna person här för att tilldela aktiviteten till den personen. 

Aktivitet
Vad ska göras? Välj aktivitet i exemplet ovan valdes "Ring kund"

Notering
Egen text ifall mer information ska läggas till

Påminnelse

Välj datum och tid för när du vill ha en påminnelse för denna aktiviteten

Tryck på Spara

Aktiviteten kommer nu dyka upp i menyn under CRM > Att göra. Beroende på när ni ställde in datum för påminnelse kommer aktiviteten ha olika färg:

Röd
Datum för aktiviteten har varit

Blå
Idag ska aktiviteten utföras

Vit
Aktiviteten ska utföras framåt i tiden

Till höger i varje aktivitet finns tre ikoner:

Stäng
Efter att aktiviteten utförts kan ni klicka här för att ta bort den

Redigera
Här kan ni göra ändringar om något skulle förändras

Visa person
Gå direkt till profilen för den person som ska utföra aktiviteten

Lägga till personer

Välj Personer bland undermenyerna i CRM

Tryck sedan på plustecknet i högra hörnet

Ni får då upp denna sida där ni först fyller i samtliga av kundens uppgifter på vänster sida

På höger sida har ni fler alternativ 

Ansvarig
Är någon i er personal ansvarig för kunden anger ni det här

Företag
Hör kunden till något av de företagen ni har som kunder?

Status
Välj mellan prospekt, kund och avslutad kund

Notering
Extra information

Taggar
Ska kunden taggas med någon av de taggar ni skapat?

Lägga till ett företag

Välj Företag bland undermenyerna i CRM

Tryck sedan på plustecknet i högra hörnet

Börja med att fylla i företagets uppgifter så som bolagsnamn, organisationsnummer etc.

Fyll sedan i fakturaadress och leverans/besöksadress

-

Ni kan även ange en ansvarig för företaget, en notering, status etc. 

Ni kan även skapa en person som är er kontaktperson hos detta företag

Inga fält är obligatoriska, ni avgör själva hur mycket eller lite information ni vill ange. När ni är nöjd så trycker ni på Spara

TIPS!

- När samtliga kunder är inlagda kan ni sedan filtrera mellan Ansvarig, Status och Taggar

- När ni har en aktivitet som antingen har förfallit eller behöver hanteras dyker en notis i form av en siffra upp bredvid CRM i menyn. Siffran beror på hur många Att göra ni behöver hantera

- Ni kan göra ett utskick till antingen samtliga kunder i listorna för Företag och Personer eller filtrera på en speciell taggning för att skapa ett utskick till alla personer med samma tagg. Filtrera först och tryck sedan på den gröna brevikonen i högra hörnet